最佳團隊協作軟件

如果你和其他團隊成員一起合作專案，通常需要交換許多資訊和電子郵件。如果團隊由遠端工作者組成，線上溝通就成了實現目標和跟上團隊其他成員步伐的關鍵。但你現在使用的工具够方便嗎？

團隊協作軟體如今成為必要的工具，因為專案參與者之間的良好溝通有助於整體工作結果。許多專案管理工具都已提供可用於內部通訊的平台。此外，還有多種獨立工具可以整合到現有的主要平台中。

如何選擇團隊協作軟體？

在選擇專案通訊軟體時，需要具備某些功能：

• 選擇全面性工具。專案管理所需的所有功能都在單一位置非常方便。這還包括與規劃和組織工作區相關的其他工具。團隊可輕易獲得他們所需的一切內容。因此你必須選擇內建通訊系統的專案管理軟體，或者尋找整合其他工具的可能性；
• 提供群組和私人通訊。儘管對專案進行公開討論非常重要，但應該要有能够單獨聊天的功能；
• 測試它的易用性。特別是如果你的團隊成長快速，每個員工都應該能够很快適應這套軟體。否則，團隊成員會浪費時間嘗試適應新工具。在這種情況下，安裝展示版本非常有幫助；
• 偏好雲端團隊協作。雲端服務很方便，因為所有資料都儲存在單一位置，可以隨時存取。

為了幫助你選擇最佳的團隊協作軟件，我們列出了你會希望試用的工具清單。

1. Bitrix24
2. Trello
3. Asana
4. Jira
5. Monday
6. Podio
7. Basecamp
8. Wrike
9. Freshconnect
10. Slack

Bitrix24

Bitrix24不只是一款團隊協作和通訊工具，它實際上提供了可用於管理專案的各種功能。使用Bitrix24可以得到：

• 具有各種選項的任務管理系統：提供目前任務的總覽，以及甘特圖等較複雜的組織系統；
• 以圖表形式收集和整理統計資料的專案控制；
• 定期重複任務範本；
• 儲存客戶資料的CRM系統；
• 該工具的行動裝置版本，可安裝於iOS或Android。

Bitrix24非常適合敏捷專案管理，可以在大型和小型團隊中使用。至於通訊和協作，Bitrix24提供了自己的傳訊系統。你可以建立群組聊天或單獨向員工發送訊息。還可以將Bitrix24連結到你的團隊電子郵件，並透過它們設定任務。開發人員也將獲得他們任務的更新，並且每次進行更改或指派其他任務時都會發送通知。

Trello

Trello經常用於任務管理，但在提高團隊成員之間的透明度和協作時也非常方便。建立看板後，每個專案參與者都可以存取該看板，並可在專案進行時對看板進行替換和更新。使用者對整個專案有很好的全貌，並且可了解何時任務被卡住或者哪些事情需要立即關注。

Trello也可以用於規劃會議，每個團隊成員都有機會做出貢獻。使用這樣的系統，所有問題都能得到解决，每個團隊成員都會關注他們面臨的困難。

如果你認為團隊成員之間進行協作時，Trello本身無法滿足你的偏好，可以將其與現有的其他工具整合。例如，如果你需要一個傳訊系統，可以將Trello連結到Slack，如果你希望上傳檔案並儲存專案資料，可以使用任何線上資料儲存空間，例如將Google Drive與Trello整合。

你甚至可以將Trello整合到行事曆中，這樣就可以查看每月需要完成的任務。Trello也為團隊專案管理提供各種功能。

Asana

Asana是另一款適合各種團隊的專案管理工具，非常適合實施敏捷方法。Asana提供的功能包括：

• 計畫某個時期的任務或各種方式的衝刺（Sprint）。你可以選擇最適合自己的功能：看板式系統、追踪相依性的甘特圖、每月總覽的行事曆，或者具有重要優先順序的每天任務清單；
• 追踪最重要的資料，這些資料可在日後用於改善工作流程。如果你知道成員需要多少時間來完成一項任務，或者哪些因素會影響他們的工作效率，就可以相應調整工作流程；
• 讓每個團隊成員都參與到專案中。即使有專案經理，每個成員都有機會對他們的任務進行更新，以便讓每個人都對專案狀態保持同步；
• Asana的簡單介面使用起來既簡單又愉快。每個團隊成員都可以立即獲得他們需要的東西。

Asana也可以用於與團隊成員和客戶進行通訊。即使對任務的評論也有所幫助，此外，你還可以發送訊息給某人並進行討論，甚至可以連結電子郵件，將線上通訊的所有資料放在單一位置。

Jira

Jira雲端團隊協作工具是另一款常見的方案。它用於追踪和組織開發人員團隊內部的工作，並促進協作。與許多其他類似的工具一樣，Jira也建議使用Scrum或看板來設定目標和控制工作流程。這種方法讓團隊有機會從內部了解整個專案的現況，並積極為專案的完成做出貢獻。

Jira的其他功能包括：

• 規劃專案的路線圖。如果你想設定截止日期、標記任務之間的連結，以及取得專案的整體計畫，這個功能非常適合你；

• 與其他工具的連結。可以將Jira連結到現有的其他軟體。它可以用來取得工作流程的詳細總覽，並進行即時更新；
• 報表。在完成衝刺之後或者正在處理任務時，你可以要求一份關於幾個不同功能的報表。透過報表追踪和調整生產力和效率，以實現更好的成果。

Monday.com

如果你正在尋找最佳的協作和專案管理工具，Monday.com可以滿足需求。它是一種來自不同類型視覺化組織軟體的工具，因此操作上非常簡單，對於首次使用的人來說不需要適應期。

提供以下功能：

• 使用工作組織範本。它能簡化流程組織，更容易建立重複的任務。但同時，因為所有範本都是可自訂的，因此可以實施必要的更改，並整體建立非常適合特定團隊的個人化工作區；
• 組織和儲存通訊。使用Monday.com，發送給成員的資料或檔案不會遺失，因為這些資料永遠不會被删除。所有資料都被保存，以備將來使用；
• 從不同的角度檢視專案。你可以選擇要查看任務檢視，包括基本的看板檢視、時間刻度、行事曆，甚至地圖。你也可以根據任務的截止日期或優先順序對任務進行排序，了解是否遺漏了重要事項。

Monday.com提供的另一個重要功能是行動版。因此無論身邊是否有個人電腦或筆記型電腦，你和專案成員都可以保持連絡。只需下載行動裝置應用程式並登入使用。

Podio

Podio是另一款用於建立集中式工作環境和增强團隊協作的工具。當你在單一位置進行專案時，Podio提供每天工作上需要的一切內容。它具有簡單且直觀的使用者介面，因此團隊成員不會分心，能够專注於任務和他們的表現。

使用Podio，可以視覺化計畫和專案的目前階段。還可以建立包含某個任務的所有相關資訊元素，例如簡短說明或截止日期。此外，也可以進行討論，以因應任務上的任何更動。

Podio是一款雲端協作工具，允許使用者交換檔案和其他資料，並在需要時存回。因此專案中需要的所有事物總是在手邊，並儲存在單一位置。

你不必從個人電腦上使用Podio。Podio提供行動應用程式，使其更容易與團隊的其他成員保持連絡。因此即使是遠端工作的開發人員或不在辦公室的成員，都可以成為工作流程的一部分。

Basecamp

Basecamp是一款簡單且視覺化的團隊協作軟體，允許使用者將所有工作都放在單一位置。功能包括：

• 待辦事項清單。保持團隊組織化非常重要，待辦事項清單肯定能幫上忙。在Basecamp中，可以將每個任務分成一組子任務，以便更平均指派工作，更快完成工作；
• 行事曆總覽。團隊可了解整個月份的工作內容，透過這種視覺化方式可以幫助完成需要的工作；
• 群組聊天。如果你需要同時與所有成員通訊的功能，Basecamp內建聊天工具。因此不需要使用其他類似的應用程式或網站，並從工作過程中分心；
• 動態（Feed）。這是類似社群媒體限時動態的訊息看板，但目的是通知成員。此功能提供必要的更新，也可以張貼通知；
• 檔案儲存。與專案相關的文件和檔案可以儲存在Basecamp中，以便隨時存取。

總結來說，Basecamp提供一個均衡的工作環境，非常適合團隊協作和通訊。

Wrike

該平台提供了用於團隊協作和專案管理的視覺化工作環境軟體。Wrike是基於甘特圖的工具，這表示不僅工作過程視覺化，而且所有任務相依性都可以追踪，允許開發人員調整工作過程。

Wrike也允許透過設定自動自訂任務指派來自動化工作流程並消除錯誤。同時，可以在Wrike中直接更新任務狀態，並且即時查看，以便其他團隊成員立即獲得完整的資訊，而不需要透過電子郵件更新任務狀態。

如果你經常遇到阻礙團隊按時完成專案的瓶頸，也可以使用Wrike來追踪。如果一些團隊成員在其他人無事可做的情況下超過負荷執行任務，則可能會破壞專案進度。但在系統中看到這種相依性，就可以輕易解決這個問題。

同時，由於每個成員都參與，並且對每個專案細節都有透明的全貌，因此他們更容易理解專案的整體目標，也更容易發現工作流程的缺陷，並在需要關注的領域提出幫助建議。

Freshconnect

使用Freshconnect，你可以隨時了解專案的工作流程，不會遺漏任何細節。不必在不同工具之間切換為同事提供必要的內容，所有內容都可以單一位置儲存和共用。成員在系統更新資訊後，所有人都能立即了解專案的全貌。

Freshconnect是一款全面的平台，這表示你可以在這裡組織工作流程、提前計畫專案，並儲存資料：所有資料都在單一位置。此外，還有其他具有吸引力的功能。

在Freshconnect，你可以完美組織與團隊成員和團隊內部的通訊。可以為不同內容和目的建立群組聊天，同事也可以透過群組聊天討論他們在工作之外的活動。你也可以在面對面聊天中與人交談，討論某些想法或問題，而不會受到任何干擾。如果你不想因為不斷的更新而分心，也可以關閉通知。

Freshconnect也提供與其他平台的整合。如果你已經使用了某個程式，並且不想在切換到Freshconnect時遺失資料，只需將其連結到現有工具。

Slack

對於需要團隊協作和通訊平台的團隊來說，Slack是一款很好的解決方案。與Trello不同的是，Trello主要是計畫和專案管理工具，Slack則非常適合組織通訊。

Slack的功能包括：

• 將團隊通訊劃分為多個頻道。例如，可根據人們所從事的任務來分類——如果他們從事同一個專案，會需要一個空間進行討論；

• 與團隊成員通話。如果你覺得透過視訊通話討論某些事情較方便，或者你需要一個線上會議的空間，也可以使用Slack來實現此目的；共用檔案。不需要為專案相關檔案建立單獨的儲存空間。你可以直接將檔案傳送給某人，或者直接放在聊天室中；
• 搜尋聊天記錄。如果你需要某些資料或檔案，可以使用搜尋功能來快速存取這些資料或檔案。

更方便的是，可以將Slack連結到你正在使用的其他專案管理工具。因此即使Slack無法同時提供所有功能，仍然可以建立一個完全高效的工作環境。只需選擇你使用的其他工具，將其整合到Slack中，並使用這些工具達到高效工作。

結論

與其他專案管理工具一樣，團隊協作軟體是個人選擇的問題。如果你仍然不確定要選擇哪種軟體，最好嘗試一些你較偏好工具的免費或試用版本。

不要認為缺少某些你認為重要功能的軟體，會讓你無法組織工作。無論如何請務必試試，因為團隊協作軟體對於團隊合作和生產力極為重要。