專案管理軟體的12個必備集成

綜合專案管理軟體的基本整合包括：

• 客戶關係管理
• 時間追蹤
• 計費和發票
• 安全支付
• 文件管理
• 通訊工具
• 任務自動化
• 日曆
• 報告和分析
• 回饋工具
• 社群媒體
• 風險管理

整合透過以下方式增強專案管理工具的功能：

• 簡化流程
• 改善協作
• 提供額外的功能
• 提供可行的見解
• 優化專案效率和成果

特定的整合可滿足獨特的專案需求，確保量身定制的解決方案、高效的工作流程和最大化的資源分配。

整合工具集中數據，增強即時通信，並為遠端和內部格式的無縫團隊協作提供共享平台。

1. 使用CRM管理您的客戶

最好的專案管理整合之一是CRM——對與客戶相關的一切進行任務控制。將CRM連結到專案管理軟體可以讓您的銷售團隊與專案中的其他人保持同步。任何購買都不會未經登記，也不會聽到任何投訴，使您能夠根據客戶需求調整專案規劃。

透過自動化兩個應用程式之間的流程，您可以啟動任務來回應銷售或收到的電子郵件，而無需費力。透過這種方式，您可以快速有效地回應客戶需求，例如為客戶服務部門運行幫助台和票務系統。

CRM整合不僅可以簡化您的工作流程，還可以提高整個專案的客戶滿意度。在客戶滿意度至關重要的世界中，將CRM與專案管理連結起來是雙贏的。

2. 像專業人士一樣追蹤團隊和任務時間

了解團隊如何度過時間對於專案監控和專案預算至關重要。時間追蹤整合可讓您記錄人們在特定任務或專案的整個部分上花費的時間。清楚了解任務應該花費多長時間，您可以改進專案規劃，最大限度地提高生產力，而不會給人員帶來負擔過重。

從任務時間追蹤縮小到更宏觀的視角，您還可以實施時間追蹤器來記錄每個員工的每日日程安排。桌面和行動裝置上提供的上班/下班功能讓每個人都可以自主記錄自己的工作時間，並透過通知向經理標記違規行為。儘管時間追蹤器對於內部團隊來說效果很好，但對於需要監控出勤情況的遠端團隊來說卻是金粉。

3. 簡化您的計費和發票流程

當您正在進行高強度專案時，您最不想做的就是花費寶貴的時間編寫重複的發票。自動發票整合透過從專案的不同領域提取資料並將其組裝成為客戶提供的專業、準確的發票，從而簡化了計費流程。

計費和發票軟體結合了多個專案管理整合的元素。您需要在時間追蹤應用程式中花費數小時的時間，並將其與CRM中的聯絡資訊結合，這樣您只需點擊幾下按鈕即可收集所有必要的資訊。您可以製作PDF格式的發票，然後透過電子郵件或簡訊直接發送給您的聯絡人。

整合計費和發票的好處是雙重的：首先，它可以節省大量時間，消除大量重複的管理步驟。但同樣的過程也消除了人為錯誤的可能性，使您的專案保持順利和專業。

4. 整合快速、安全的支付

無論是開立發票、供應商付款或管理薪資單，將支付應用程式整合到專案管理軟體中都會改變遊戲規則。

從本質上講，支付應用程式是處理與您的專案相關的所有交易的一種方式。您可以設定訂閱的定期費用，為特定項目發送一次性付款，並盡可能讓您的客戶輕鬆接收付款。

但從長遠來看，支付應用程式對於專案預算至關重要，因為它們會記錄和分類您的所有費用。經理可以列出所有發生的費用，並將其與計劃預算進行比較，向客戶和利害關係人提供準確和誠實的財務報告。支付軟體將標記未付款項，團隊可以快速輕鬆地檢查發票和報銷的狀態，以實現完全透明。

5. 將所有專案文件儲存在雲端

如果您手邊沒有所需的所有文件和資源，就無法執行專案。雖然在技術上可以使用未整合的應用程序，但不斷下載和附件所涉及的時間、精力和風險會給您的專案帶來過度的壓力。

當您整合文件管理系統時，您的專案團隊可以完全存取他們所需的所有相關資料。在實踐中，這意味著您可以編寫包含重要資源連結的任務卡，並知道您的團隊可以無縫地完成工作。作為一個集中式系統，它避免了分散在不同電腦或電子郵件執行緒中的混亂文件，從而簡化了專案執行。

最好的文檔儲存應用程式也提供存取權限。透過選擇性地選擇誰可以看到什麼，即使在大型、複雜的專案中，您也可以維護文件安全。

6. 連接所有溝通管道

清晰、有效的溝通是成功專案的核心，因此使其成為您的專案管理整合之一是不可避免的。從確認次要細節的快速聊天到討論專案里程碑的大型視訊會議，您的所有專案溝通都應該切中要點且透明。

現在，有瞭如此多的遠端團隊，流暢的溝通變得前所未有的重要。整合即時聊天工具意味著您的團隊可以在工作時進行交談，而每個任務卡中的更新和評論為每個人提供清晰的進度更新。會議應該出現在所有與會者的日曆中，並帶有一個簡單的視訊通話鏈接，如果所有這些應用程式都整合在同一平台上，則可以顯著降低溝通不良和與會者缺席的風險。

為了完全透明，最好的溝通平台會存檔您的所有對話。這對於專案監控來說是一個福音，因為它允許您使用簡單的搜尋工具來參考先前的指示、決策或回饋。

7. 利用自動化來減輕繁重的工作

您可以在專案管理整合中找到全面的自動化，並且使用的越多，您的工作就會越順利。當然，您希望利用團隊的人類創造力，但將重複、耗時的任務外包給自動化可以大大提高生產力。

像依賴關係這樣的自動化是大多數專案管理軟體固有的，它為管理者提供了時間和空間來專注於更具創造性的任務和專案監控。自動化幾乎可以改善您工作的任何其他領域。例如，您可以加速缺勤請求，以節省經理和人力資源部門的基本管理任務。同樣，您可以透過專案管理工具自動進行資料擷取和分析，以立即獲得可靠的績效報告。

8. 透過日曆整合管理團隊的日程安排

日曆是核心專案管理工具之一，因此將它們整合到您的工具庫中應該是首要任務。透過鳥瞰專案里程碑和每個人的工作量，您可以輕鬆發現即將到來的截止日期、需要解決的事件以及可以充分利用的日程安排中的空白。

透過將日曆與任務管理工具集成，您可以確保工作和會議不會重疊，從而為人們提供更易於管理和可持續的日程安排。但是，當發生重要事件時，您可以設定通知以在前一天和前五分鐘提醒您的團隊。由於您的所有任務和日曆都完全同步，因此您可以節省手動跟進的時間，並將大量的組織管理工作留給您的演算法。

9. 透過報告和分析整合來提高您的進度

報告和分析整合將結合任務計時和關鍵績效指標(KPI)成就的數據，以達到客戶滿意度和預算合規性。但這些工具不僅僅是數據整理，還可以評估手頭上的信息，並提供項目健康狀況、進度和需要改進的領域的全面視圖。

這些專案管理整合的好處之一是您無需等到專案里程碑才能獲得見解。您可以自動執行每週狀態更新、每月財務摘要、季度績效審查，甚至在您懷疑某個領域需要特別關注時進行臨時監控。

報告和分析是團隊自我評估和尋找新改進方法的理想選擇。但在讓客戶和其他利害關係人了解專案進度方面，它們同樣有效。

10.透過表格和調查在您和客戶之間建立建設性的回饋循環

由於專案中有如此多的移動部分，因此很難看到更大的圖像並確定改進的方法。但是，透過在專案管理整合中添加回饋和調查工具，您可以從客戶以及團隊成員那裡獲取您通常不會聽到的寶貴意見。例如，在每個衝刺結束時，您可以要求對哪些方面有效、哪些無效的意見，以及關於新風險或可利用領域的建議。

回饋表和調查與您的CRM鏈接，以便您可以將它們發送到整個資料庫或特定部分。包括一系列問題，以獲得相關的、可操作的見解，您可以應用這些見解來調整您的專案執行。所有回應都會回饋到集中資料庫中，您可以在其中取得報告、統計資料和圖表，以了解專案中未來的趨勢和偏好。

11.透過社群媒體整合監控您的受眾

沒有比與社交媒體平台整合更好的方法來衡量客戶對您的努力的反應。當然，可以單獨運行管道，但整合可以彌合溝通差距，讓您能夠與客戶進行即時互動，並提供一個用於互動和資料收集的集中中心。

專案經理可以使用社交媒體整合來掃描網路以查找提及情況，甚至直接聯繫不滿意的客戶。同時，按讚、分享和觀看等數據會回饋到您的專案管理系統中，讓您深入了解行銷策略的執行情況。

對於快速移動的團隊來說，這種與受眾的持續聯繫是一個巨大的優勢，因為他們經常根據客戶回饋調整迭代並進行細微的調整。

12. 制定風險管理計劃

即使是規劃得最好的專案也存在風險。但這並不意味著您應該把謹慎拋在腦後，假裝他們不存在。當您將風險和專案管理整合結合起來時，您可以識別風險並對其進行分類，並規劃提前接受、轉移、減輕或避免它們。透過為每項任務附加風險級別，您可以指導在面臨壓力時將注意力集中在哪裡，並可以避免專案因缺乏準備而受阻。

最好的風險管理應用程式附帶分析工具，可以從過去的專案、當前的市場趨勢和團隊回饋中獲取數據。這樣，您就可以在潛在風險出現之前對其進行預測，並制定應急計劃。

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顯而易見，專案管理整合可以大大提升您目前使用的軟體的水平。透過調整和自訂您的工具，您可以減少耗時的任務，降低成本，並確保整個團隊以最高效的方式運作。

但是你從哪裡獲得所有這些附加元件呢？

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